‘Het verhaal van de JP verandert nooit’

In 2021 kreeg de JP twee nieuwe bestuurders en meerdere nieuwe regiocoördinatoren. Maar ook van buiten komt er van alles op ons af. Alleen al de krapte op de arbeidsmarkt! Hoe blijven wij bij de bedoeling als om ons heen van alles in beweging is? Geven onze waarden nog voldoende houvast? De raad van toezicht organiseerde samen met bestuurders Tanja Scholten en Joos Vaessens vier dialoogsessies met medewerkers uit de hele organisatie.

Na ruim 26 jaar ging directeur/bestuurder Ruud Klarenbeek in 2021 met pensioen. Tanja en Joos volgden hem op. Hoe ervaren medewerkers deze overgang? Geen van de ruim 40 deelnemers aan de vier dialoogsessies heeft er iets van gemerkt. “We blijven gewoon de JP”, zegt locatiecoördinator Naomi. Natuurlijk zijn er zorgen. Over de personeelstekorten bijvoorbeeld. En sommige medewerkers missen verbinding. Maar dat kan nog een uitvloeisel van de coronaperiode zijn. Verder valt de veerkracht en creativiteit van medewerkers op. En de kracht van de waarden van de JP. Of zoals coördinator Inez het zegt: “Ik weet waar de organisatie voor staat.”

Eind 2022 heeft Joos zijn taken als bestuurder van de JP neergelegd. Hij was ruim een jaar aan de JP verbonden. In afstemming met Tanja en met de raad van toezicht concludeerde Joos dat het hem en de JP wederzijds niet gelukt is om voldoende bij elkaar aan te sluiten. Joos droeg zijn werkzaamheden over aan Tanja. Vanaf februari/maart 2023 kijken we als organisatie wat er nodig is om het vertrek van Joos op te vangen. Hierin kijkt en denkt een externe procesbegeleider met ons mee.

Dialoogsessie 1: stabiliteit en duurzaamheid
Dat medewerkers geen verandering hebben ervaren na de bestuurswissel betekent niet dat de bestuurders onbelangrijk zijn. Integendeel, de verantwoordelijkheden van het bestuur zijn onderwerp van gesprek in dialoogsessie 1. “Ze moeten ondersteunend zijn en ruimte geven, voor eigenheid, zelfstandigheid en reflectie”, zegt locatiecoördinator Irma. Assistent-begeleider Laurens denkt bij besturen aan stabiliteit en duurzaamheid. De juiste randvoorwaarden creëren en vertrouwen uitstralen, vindt regiocoördinator Stephanie belangrijk. “Zonder dat vertrouwen kunnen medewerkers de rust niet bewaren.”

Probeer het maar!
Wat geeft medewerkers rust, wil Tanja weten. “Samen kijken wat de mogelijkheden zijn”, zegt coördinerend begeleider Annemieke. “Als iedereen meedenkt over bijvoorbeeld de personeelstekorten, kom je een heel eind.”
Weten dat de basis op orde is, geeft begeleider Inez rust. “Voor mij zijn de kernwaarden onderdeel van die basis. Ik wéét waar de organisatie voor staat.” “Mij geeft het rust als we vertrouwen hebben in alle veranderingen om ons heen”, vervolgt regiocoördinator Anita. “Ik zie creatieve manieren ontstaan van roosters maken en nieuwe mensen binnenhalen.” “Met daarbij het vertrouwen dat je dingen ook onhandig mag aanpakken”, vult Stephanie aan. “Want dat voedt de creativiteit. Probeer het maar!”

Dialoogsessie 2: verandering hoort erbij
In de tweede dialoogsessie gaat het gesprek vooral over verandering. Locatiecoördinator Wilma werkt al lang bij de JP. “Af en toe kijk ik terug naar alle ontwikkelingen die de JP heeft doorgemaakt. Dat zijn er veel.” Verandering hoort erbij dus. Locatiecoördinator Marie Sophie ziet ook cyclische veranderingen. “Een paar jaar geleden wilden cliënten op zichzelf zijn, nu willen ze juist weer samen koffiedrinken. Leuk is dat we dat nu anders organiseren dan vroeger. We betrekken de wijk.” Maar wat niet verandert, is het verhaal van de JP, aldus locatiecoördinator Bob. “Laten we daarop focussen.” “Precies”, zegt Tanja. “We hebben een verhaal, we hebben een bedoeling en we hebben waarden. Daar geven we samen inhoud aan.”

“Niet altijd doorgaan in die mallemolen, maar stilstaan bij waarom we doen wat we doen”

Hé, ik mag het zelf bepalen!
Hilda illustreert het met een voorbeeld: “Toen ik als stagiaire bij de JP begon, moest ik een kussen kopen voor een cliënt. Ik vroeg hoe duur dat mocht zijn, 5 of 20 euro? ‘Haal maar wat goed is’, zei de begeleider. ‘Hé, ik mag het zelf bepalen!’, leerde ik. Die ervaring neem ik sindsdien mee. Ik ga op zoek naar wat passend is voor een cliënt. Maatwerk dus.” Maar hoe houd je de waarden levend in een team met veel nieuwe medewerkers? “Goed voorbeeld doet goed volgen”, zegt locatiecoördinator Mireille. “Dan zie je het doorsijpelen als een bloem die opent.” Zijn er nieuwe waarden nodig? Eerlijkheid, oppert Mireille: “Daarmee bedoel ik eerlijk vertellen aan cliënten en verwanten dat we onderbezet zijn en vragen of ze ons willen helpen.” Gedragskundige Mariska vindt dat ook prima bij transparantie passen.

Dialoogsessie 3: gezien voelen
In dialoogsessie 3 is verbinding een belangrijk gespreksonderwerp. Als locatiecoördinator Daniëlle zorgen heeft, bijvoorbeeld over de krapte op de arbeidsmarkt, wil ze daar graag over sparren. “Dan heb ik een regiocoördinator nodig die mij kent, maar die verbinding komt de laatste tijd minder makkelijk tot stand. Het bordje van de regiocoördinatoren is overvol.” Daarom zijn er nieuwe regiocoördinatoren gestart. Begeleider Wini voelt zich juist gezien op haar locatie. De veilige en open cultuur van de JP was zeven jaar geleden voor haar de reden om over te stappen. “Al in de sollicitatieprocedure keken jullie wie ik ben. En met mijn locatiecoördinator kan ik over alles praten.”

Ideeën delen
Daniëlle signaleert een verandering in de verbinding met ouders en verwanten. “Tijdens de coronaperiode raakten onderwerpen als ouderbetrokkenheid en medezeggenschap op de achtergrond. Nu zie ik ouders weer de dialoog aangaan met begeleiders.” En dan is ‘betrekken’ natuurlijk iets anders dan ‘samenwerken met’, aldus Tanja. Daniëlle heeft zich laten inspireren door de dialoogsessies en organiseert een vergelijkbare sessie voor ouders. “Gewoon het gesprek aangaan, zoals wij hier ook doen.” Locatiecoördinator Marleen is vooral op zoek naar manieren om met collega’s in verbinding te komen. “Om ideeën te delen en samen te onderzoeken welke mogelijkheden er zijn. Ik werk best nauw samen met andere locatiecoördinatoren. Dat helpt mij. We proberen dat nu ook in de teams te
organiseren. Dat zij elkaar ook weten te vinden.”

Dialoogsessie 4: bij de kern blijven
In de laatste dialoogsessie wordt vooral over ‘de kern’ gepraat. “We leven in een wereld met veel afleiding”, zegt locatiecoördinator Jildou. “Laten we ons te veel afleiden of blijven we bij de kern?” Die kern is de ondersteuning van de individuele cliënt bij zijn of haar leven. “Een nieuw bestuur, de krapte op de arbeidsmarkt of de cliëntdoelgroep die verandert zijn allemaal afleidingen. Het ís er allemaal, maar de kern verandert niet. Kunnen we het niet beter dáárover hebben?” Gedragskundige Marike herkent wat Jildou zegt. “Ik denk dat de kunst de balans is: dus wel praten over het rooster en over corona, maar ook over het kleine, de individuele cliënt.”

Stilstaan en waarnemen
Hoe blijven we bij de kern, wil Tanja weten. Door tijd te maken voor gesprekken met elkaar, denkt Jildou. ‘Vertragen’ noemt ze het. “Dus niet doorgaan in de mallemolen, maar stilstaan bij waarom we doen wat we doen.” Belangrijke begrippen hierbij zijn ‘waarnemen’, ‘interesse’ en ‘dialoog’. Joos: “Waarnemen houdt in dat je je omgeving niet voor waar neemt. Dat je altijd een kritische blik houdt en nieuwsgierig bent.” Voor Tanja is interesse essentieel voor een echte dialoog. “Interesse bestaat uit de woorden ‘inter’ en ‘esse’, oftewel ‘tussen de mensen zijn’. Misschien moeten we dat nog vaker doen.”

Zes waarden
Aanspreekbaarheid, eigenaarschap, leervermogen, professionaliteit, transparantie en vertrouwen, we kennen ze allemaal. Volstaan deze waarden nog? Die vraag werd in elke dialoogsessie gesteld. Het antwoord is ‘ja’. Maar als er toch een waarde mist, staat samenwerken met stip op één. Hoewel samenwerken ook ‘gewoon’ een aspect van professionaliteit kan zijn

De JP is een vloot, elke locatie een boot
Locatiecoördinator Irma vergelijkt de JP met een boot. Het is de rol van Tanja en Joos om die boot af en toe een beetje bij te sturen. “Wat een mooi beeld”, vindt Tanja. “Ik zie de JP eerder als een vloot, en elke locatie als een boot. Aan die vloot moet richting worden gegeven. Dat doen we met elkaar en de waarden zijn daarin belangrijk. Als er storm is, bewegen we wat rommeliger. Maar bewegen in de storm is vaak makkelijker dan wanneer het windstil is. Joos en ik zitten soms achter in de vloot en soms varen we voorop.” “En soms doet de tomtom het even niet en gebruiken we ons eigen gezonde verstand”, lacht regiocoördinator Stephanie.

Reacties van deelnemers

“Wat we doen is gewoon goed”
Locatiecoördinator Willianne Muurling was bij de eerste dialoogsessie op 7 juni

“Het is fijn en belangrijk om af en toe bij elkaar te komen en te reflecteren. Ook als daar uitkomt dat het goed is zoals het is. Voor mij was deze sessie zo’n bevestiging: wat we doen is gewoon goed. En als dat niet zo was geweest, weet ik dat we er iets mee hadden gedaan. Dat vind ik zo mooi aan de JP. Het verplichte trainingsaanbod is een goed voorbeeld. JP breed vroegen mensen zich af of dat wel is wat we willen. Met als resultaat dat we nu helemaal opnieuw kijken wat een medewerker nodig heeft. Zo ontstaan mooie nieuwe initiatieven.”

“Tijdens de dialoogsessie werd ook genoemd dat het niet handig is als locaties het wiel opnieuw moeten uitvinden. Dat klopt, daarom zoek ik bewust de samenwerking met anderen op. Maar tegelijkertijd vind ik het, zoals Tanja terecht opmerkte, soms wel fijn om het wiel uit te moeten vinden. Toen ik net locatiecoördinator was, dacht ik ‘laat mij maar even zelf prutsen’. Dat heeft mij heel erg geholpen om me de dingen eigen te maken.”

“Met elkaar in gesprek gaan is goed”
Locatiecoördinator Wilma Lammers was bij de tweede dialoogsessie op 16 juni

“Ik vind het heel goed om dit soort dialoogsessies met elkaar te doen. Je komt in gesprek, je deelt je visie en waar de JP naartoe gaat. Dat is belangrijk. Gelukkig gebeurt dat nu weer steeds vaker.”

“Met elkaar in gesprek gaan is ook een goede manier om mensen mee te nemen in veranderingen. Want de toekomst zal echt anders zijn dan nu. Denk aan personeelstekorten, de inzet van zzp’ers en de betaalbaarheid van de begeleiding. Het helpt als je dit bespreekbaar maakt. Dat merkte ik laatst ook bij alle onrust rondom de nieuwe CAO. Sommige medewerkers begrepen niet waarom zij geen extra schaal erbij kregen. Maar als je het dan uitlegt, gebaseerd op feiten, geeft dat gelijk rust.”

“Heel prettig vind ik het dat er extra regiocoördinatoren zijn gekomen. Met onze nieuwe regiocoördinatoren voeren we nu mooie gesprekken over de ontwikkelingen binnen de dagactiviteiten. Dat stond hiervoor even stil. Ook vind ik het fijn dat er nu aandacht is voor zorgtechnologie. Ik ben ervan overtuigd dat zorgtechnologie ons werk makkelijker en de cliënten zelfstandiger kan maken. Het is een deel van de toekomst. Dat heb ik ook benoemd tijdens de dialoogsessie. Van Tanja begreep ik dat medebestuurder Joos die overtuiging deelt. Mooi dat het nu opgepakt wordt!”

“Ik wil graag echt gehoord worden”
Locatiecoördinator Daniëlle was bij de derde dialoogsessie op 20 juni

“Ik kon tijdens de dialoogsessie zeggen wat ik graag wilde zeggen. Dat was fijn. Bijvoorbeeld dat ik soms het gevoel heb dat de verbinding een beetje weg is. Maar ik miste de reactie op wat ik zei. Collega’s gaven aan dat ze dat helemaal niet zo ervaarden en het gesprek ging alweer verder. Ik wil graag echt gehoord worden. En dat gebeurde niet. De regiocoördinatoren hebben mijn opmerking overigens wel goed opgepakt. Tegenwoordig ervaar ik wél verbinding. De regiocoördinatoren zijn er als je ze nodig hebt. Ook de locatiecoördinatoren werken meer samen, zowel hier in Vriezenveen als in de werkgroepen die regiocoördinator Anita heeft geïntroduceerd. Die werpen nu echt hun vruchten af.”

“De dialoogsessie – of reflectietafel – bracht mij op het idee om iets vergelijkbaars voor ouders te organiseren. Dat hebben we ook gedaan. Mijn idee was om ouders in groepjes te verdelen en dan per tafel een onderwerp te bespreken. Maar de ouders wilden het liever plenair. Dat vond ik spannend, omdat het toen heel groot werd. Maar het was een positieve sessie. We hebben het bijvoorbeeld over ouderparticipatie gehad: hoe zorgen we dat jullie weer meer betrokken raken? Maar het ging ook over voeding en personeelswisselingen. Over twee weken organiseren we een vervolgsessie, om nog wat onderwerpen te bespreken. En dan brengen we het weer terug naar het individuele, naar de reguliere contacten met de begeleider. Want het moet niet een soort verantwoording worden. Misschien doen we het over een jaar of twee jaar nog een keer.”

“Natuurlijk kwam ook de krapte op de arbeidsmarkt ter sprake tijdens de dialoogsessie met de collega’s. Daar heb ik naderhand nog wel over nagedacht. Ik zie de laatste tijd namelijk steeds vaker collega-coördinatoren weggaan. Mensen die al heel lang bij de JP werken. Is dat omdat ze nu toch hun horizon willen verbreden, wat natuurlijk prima is, of zit dat in die verbinding? Daar ben ik wel benieuwd naar.”

“Kennis die je zoekt is misschien ergens anders al aanwezig”
Begeleider Els Dijkstra was bij de vierde dialoogsessie op 5 juli

“Ik vind het fijn om betrokken te worden bij dingen die spelen in de organisatie. Zodat ik kan inbrengen hoe een begeleider het in het dagelijks werk ervaart. Want dat is soms heel anders dan wat (regio)coördinatoren en Tanja en Joos ervaren. Zichtbaarheid bijvoorbeeld, vindt ons team heel belangrijk. Tanja is bij ons op locatie geweest, om te praten over de visie. Dat waardeerden we heel erg. Omdat het veel persoonlijker werd, ontdekten we wie Tanja is.”

“Ook de discussie over verbinding vond ik belangrijk. Neem je bijvoorbeeld zelf het initiatief om op andere locaties te kijken? Ik weet uit ervaring dat dat je heel veel kan brengen. Want op een andere locatie pakken ze sommige dingen anders aan, dat kun je meenemen. Dat betekent ook dat kennis die je zoekt ergens anders misschien al aanwezig is. Je maakt het jezelf makkelijker als je dat eerst even navraagt. Het zou mooi zijn als dat vaker gebeurt.”