De JP van den Bent stichting ondersteunt mensen bij hun leven. Om cliënten te kunnen ondersteunen bij hun vragen en medewerkers te kunnen laten doen wat daarvoor nodig is, verwerken we persoonsgegevens.
Bij de JP zijn we met elkaar voortdurend in gesprek over de kwaliteit van onze dienstverlening, arbeid en middelen. Hoe we omgaan met persoonsgegevens hoort daar ook bij. We kennen de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en handelen daarnaar. Hoe we dat doen, lees je in deze verklaring ‘Omgaan met persoonsgegevens’.
Wat zijn persoonsgegevens?
Met persoonsgegevens bedoelen we alle informatie die aantoont dat jij ‘jij’ bent. Dat kan directe informatie zijn, zoals bijvoorbeeld je naam, geboortedatum, BSN, maar ook indirecte informatie, die wel naar jou te herleiden is. Hierbij kun je denken aan (uiterlijke) kenmerken die ergens beschreven staan of jouw IP-adres dat we ontvangen als je onze website bezoekt.
Wat zijn jouw rechten?
Als (toekomstige) cliënt of medewerker van de JP of als bezoeker van onze website heb je het recht te weten welke persoonsgegevens we verwerken en waarom we ze verwerken. Voordat we jouw persoonsgegevens mogen verwerken, moet jij daar goedkeuring voor geven. Dat geldt niet als de verwerking nodig is vanuit een wettelijke verplichting of overeenkomst. Als je goedkeuring hebt gegeven, mag je die ook altijd weer intrekken.
Daarnaast heb je als (toekomstige) cliënt of medewerker of als bezoeker van onze website het recht om jouw persoonsgegevens in te zien, ze te laten verwijderen of om ze door te laten sturen. Wil je dat? Kijk dan hieronder bij Contactgegevens en neem contact op. De JP zorgt ervoor dat het binnen de regels van de AVG gebeurt.
Bezoekers website
Op onze website maken we alleen gebruik van functionele cookies die ervoor zorgen dat de website werkt of gebruiksvriendelijker wordt. Voor het gebruik van functionele cookies is geen toestemming nodig.
(Toekomstige) cliënten
Als je jezelf aanmeldt of als iemand anders je aanmeldt bij de JP krijgen wij jouw persoonsgegevens. Die hebben we nodig om je te kunnen ondersteunen of om met je in contact te komen. Jouw persoonsgegevens zijn ook nodig voor onze administratie, zodat we bijvoorbeeld de financiering kunnen regelen.
Soms is het nodig (of zelfs verplicht) dat we jouw persoonsgegevens delen met andere organisaties, bijvoorbeeld met gemeenten, een andere zorgaanbieder of met de overheid. We doen dat alleen als daar een bepaalde reden voor is en als het noodzakelijk is. Die andere organisaties zijn ook verplicht om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan.
Hoe er op de locatie waar je woont of werkt met jouw persoonsgegevens om wordt gegaan, kun je met de locatiecoördinator bespreken. Je kunt daarbij denken aan foto’s waar jij op staat of filmpjes.
(Toekomstige) medewerkers
Om wekelijks per e-mail het actuele vacatureoverzicht van de JP te ontvangen, kun je je e-mailadres invoeren op onze website. Als je dat doet, geef je ons toestemming om jouw e-mailadres op te slaan in een beveiligde digitale omgeving. Het centraal bureau van de JP beheert deze digitale omgeving. We bewaren jouw e-mailadres zolang je staat ingeschreven. Uiteraard kun je je altijd uitschrijven. We delen je e-mailadres niet met derden.
Als je via onze website bij ons solliciteert, geef je ons jouw persoonsgegevens. Die informatie gaat via een beveiligd digitaal systeem naar de contactpersoon die bij de vacature vermeld staat. De informatie die je geeft, gebruiken we om te bekijken of je bij de JP past. Als je niet in dienst komt, verwijderen we jouw sollicitatie na de sollicitatieprocedure binnen vier weken uit het systeem, tenzij jij zelf goedkeuring geeft om je gegevens langer te bewaren voor toekomstige vacatures. Bij goedkeuring voor het langer bewaren van jouw gegevens, verwijderen we jouw gegevens na tenminste één jaar óf we vragen je opnieuw om toestemming. In overleg kan het zijn dat jouw sollicitatie wordt doorgestuurd naar een andere contactpersoon binnen de JP als daar een geschikte vacature lijkt te zijn. Jouw persoonsgegevens delen we niet met derden.
Ben je bij de JP in dienst? Dan staan je persoonsgegevens beveiligd in onze digitale omgeving. Het centraal bureau beheert deze digitale omgeving. We hebben jouw persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld je uren te registreren en jouw loon uit te betalen. Soms is het nodig (of zelfs verplicht) dat we jouw persoonsgegevens delen met andere organisaties, bijvoorbeeld met overheidsinstanties, de arbodienst of een andere zorgorganisatie. We doen dat alleen als daar een bepaalde reden voor is en als het noodzakelijk is. Deze organisaties zijn ook verplicht om zorgvuldig met jouw persoonsgegevens om te gaan.
Hoe (lang) slaan we persoonsgegevens op?
Bij de JP houden we ons aan de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen voor persoonsgegevens. De cliënt- en personeelsdossiers worden bewaard op een afsluitbare plaats, zodat onbevoegden er geen toegang toe kunnen krijgen. Deze opbergplek is zoveel mogelijk afgesloten.
Daarnaast slaan we cliënt- en personeelsdossiers binnen een beveiligd digitaal systeem op. Bij de JP hebben medewerkers alleen toegang tot persoonsgegevens als dat nodig is voor de ondersteuning van de cliënt of voor personeelszaken. De digitale persoonsgegevens van zowel medewerkers als cliënten zijn beveiligd opgeslagen (met dubbele authenticatie), zodat onbevoegden er geen toegang toe kunnen krijgen.
Medewerkers van het centraal bureau maken in overeenkomsten met derden gebruik van verwerkersovereenkomsten. Daarin leggen we vast dat ook deze partijen zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens.
Contactgegevens
Heb je vragen of opmerkingen over de verwerking van persoonsgegevens waarin de JP van den Bent stichting verantwoordelijk is?
JP van den Bent stichting
Onderwerp ‘Persoonsgegevens’/t.a.v. functionaris gegevensbescherming
Postbus 361, 7400 AJ Deventer
Telefoonnummer: 0570-665770
E-mailadres: info@jpvandenbent.nl
Naast intern toezicht is er binnen de JP externe expertise/toezicht georganiseerd vanuit PCI-IT Solutions, onze softwareleverancier met specialisatie in de AVG. Als het nodig is, kunnen we de functionaris gegevensbescherming Stephan van Hulst (s.vanhulst@ictspirit.nl) inschakelen.
Klachten
Bij de JP nemen we passende maatregelen om onbevoegd gebruik en onbedoelde verspreiding van persoonsgegevens te voorkomen. Vind je dat de bepalingen van de AVG zoals ze zijn uitgewerkt in deze verklaring ‘Omgaan met persoonsgegevens’ niet worden gevolgd? Dan kun je:
Contact opnemen met de begeleider, locatie- en/of regiocoördinator van de locatie waar je woont of werkt;
De klachtenregeling van de JP raadplegen;
De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) vragen een onderzoek in te stellen of de manier waarop persoonsgegevens verwerkt worden in overeenstemming is met de AVG.
