‘Dit soort bijeenkomsten openen een deurtje naar verder contact’

Onze locatiecoördinatoren zijn verantwoordelijk voor alles op hun locatie. Dat is veel! Ondersteunen we ze voldoende? Of hebben ze meer of andere dingen nodig om hun werk goed te kunnen doen? Aan wie kunnen we dat beter vragen dan aan de locatiecoördinatoren zelf? Bestuurders Tanja Scholten en Joos Vaessens organiseerden een groot aantal digitale bijeenkomsten waar alle locatiecoördinatoren – lang én kort bij de JP in dienst – konden meedenken.

Wat is nodig? In alle lagen van de organisatie vragen JP-ers zich dat elke dag af. Begeleiders die werken met hun cliënten. Locatiecoördinatoren die hun locatie runnen. Maar ook regiocoördinatoren, medewerkers van het centraal bureau en natuurlijk de bestuurders. En soms gebeurt er iets waardoor die vraag – wat is nodig? – net een beetje meer op de voorgrond treedt. Zoals het vertrek van regiocoördinator Brenda. Het was een natuurlijk moment om met elkaar te kijken wat er JP-breed nodig is. Tanja en Joos nodigden alle locatiecoördinatoren uit om hierover in gesprek te gaan. Vijf bijeenkomsten waren er al geweest toen Silke, Anouk, Jozee, Bastiaan, Annika, Corinda, Gretha en Joan achter hun scherm plaatsnamen om mee te praten. Hun gemene deler: ze werken nog niet zo lang bij de JP.

Inzichten uit de eerste bijeenkomsten

Joos start met een kort overzicht van de inzichten uit de eerste bijeenkomsten:

• Erkenning krijgen: Het is fijn als iemand mij ziet, niet alleen in mijn professie, maar ook als mens. Maar ik wil ook ruimte om mezelf te laten zien, me te profileren.
• Onderdeel zijn van een groter geheel: Als locatiecoördinator ben ik zo met mijn eigen locatie bezig, ik heb behoefte aan verbinding. Wat speelt er in de rest van de organisatie? Welke samenhang is er?
• Blinde vlekken voorkomen: Ik doe ontzettend mijn best op mijn locatie, maar wie houdt mij scherp? Wie signaleert dat ik dingen beter kan doen? Wie geeft mij feedback?
• Proactief zijn: Gevraagd advies krijg ik altijd, maar hoe zit het met ongevraagd advies? Zien mensen op het centraal bureau iets dat ik beter kan doen? Dan hoor ik dat graag. Ook word ik graag op tijd geïnformeerd over ontwikkelingen die eraan komen.
• Mogelijk maken: Ik wil veel energie stoppen in allerlei onderwerpen, erover meedenken en -praten, maar zorg dan wel dat ik dat ook kán doen. Zoals tijdens deze bijeenkomsten.
• Naar kwaliteiten kijken: Zet niet de functies centraal, maar de kwaliteiten. Een regiocoördinator kan bijvoorbeeld een coachende rol vervullen, maar een gedragskundige of iemand van het centraal bureau óók.
• Klap op geven: De JP is goed in praten en kan dat ook blijven doen. Laten we ook eens ergens een klap op geven en een besluit nemen.

Ik ben ook gewoon ik

‘Ik voeg hier graag ‘samen verantwoordelijkheid dragen’ aan toe’, zegt Corinda. ‘Voor mij betekent dat samen sparren, vooral in moeilijke situaties. En dan niet alleen met de regiocoördinator of een collega-locatiecoördinator, maar juist ook met collega’s van het centraal bureau of mensen buiten de JP. Zodat je zeker weet dat je op de goede weg bent.’ Voor Anouk raakt dat aan ‘blinde vlekken voorkomen’. ‘Ik kom van een organisatie die heel controlerend was. Dat heb ik hier nooit gevoeld en dat vind ik heel fijn. Maar ik ben ook gewoon ik. Ik vind het helpend als mensen af en toe zeggen ‘Anouk, heb je hier al aan gedacht?’. Voor mij zit gezamenlijke verantwoordelijkheid vooral daarin.’

Werken vanuit onze kwaliteiten

Joan vertelt dat de vijf locatiecoördinatoren in haar omgeving duo’s met elkaar vormen: ‘De blinde vlekken zijn daardoor kleiner. Eens in de zoveel tijd doet een duo even een bakkie en bespreken we wat er speelt op elkaars locatie. De duo-coördinatoren zijn ook beschikbaar voor medewerkers en verwanten op elkaars locatie. Dat is fijn, want met wie je een goede klik hebt is heel persoonlijk. Eigenlijk zijn we gaan werken vanuit onze kwaliteiten. Wat je goed kan, mag je ook op de andere locatie doen. En je leert weer van je collega-locatiecoördinator.’

Kortste lijntje pakken

Maar zou je dit ook buiten je directe omgeving of regio kunnen doen? Daarvoor is het toch nodig dat je elkaar kent, denkt Joan. ‘Het is natuurlijk het makkelijkst om het kortste lijntje te pakken. Dus contact opnemen met je eigen regiocoördinator of een locatiecoördinator in de buurt. De drempel om iemand anders te bellen is best hoog. Misschien kunnen de regiocoördinatoren af en toe elkaars overleg overnemen? Ook dit soort bijeenkomsten zijn fijn. Het opent een deurtje naar verder contact.’

Pak de telefoon en bel

Corinda geeft aan dat het – zeker in het begin – even zoeken is bij wie je voor wat moet zijn. ‘Na drie jaar heb ik nu het gevoel dat ik het weet. En dat ik de mogelijkheden ook benut. Ik denk dat we dat kunnen ondervangen door in het begin meer aandacht te besteden aan ‘hoe werken wij bij de JP’. Maar je moet de kennis ook zelf opzoeken.’ Gretha: ‘Ik ben echt net twee maanden gestart. Leuk is dat ik vanaf het begin meekreeg ‘pak de telefoon en bel’. Dat heb ik gedaan en het heeft me veel gebracht. Soms ben ik niet bij de juiste persoon. Maar wie ik ook spreek, er is altijd wat uit te halen.’

Wat is op dit moment de bedoeling?

Bastiaan praat nog even verder over de blinde vlekken, maar dan JP-breed. ‘Ik sta heel erg achter de visie van de JP, werken vanuit de bedoeling. Ik vind die visie heel vernieuwend, maar als ik om me heen kijk, zie ik niet zoveel vernieuwing.’ Hij waarschuwt voor ‘verstening’. ‘De JP is ooit ontstaan vanuit de bedoeling, toen was dat heel vernieuwend. Maar hoe is de situatie nu? Waar vraagt de huidige tijd om? Of, om bij de visie te blijven, wat is op dit moment de bedoeling?’ Als voorbeeld noemt hij het arbeidsmarktvraagstuk. ‘Het lijkt alsof we met de oplossingen die er altijd al waren, antwoord proberen te geven op de problemen die er nu zijn.’ Hij ervaart onvoldoende ruimte om zelf te kijken wat de bedoeling is. ‘Dat zit ook in mij hoor. Ik loop dan ergens tegenaan en dan stokt het. Maar het zit ook aan de kant van de organisatie. Het zou fijn zijn als initiatief meer aangemoedigd wordt.’

Mee met de tijdsgeest

Bastiaan merkt op dat er naast de club mensen die al lang bij de JP werken een groot aantal relatief nieuwere medewerkers zijn. ‘Zij omarmen de visie ook, maar misschien op een iets nieuwere manier.’ Tanja concludeert: ‘We moeten al die invalshoeken benutten, van oude rotten en jonge honden. Dat we de cliënt en de medewerker centraal zetten is niet zo vernieuwend, wel hoe we die ondersteunen. Daarin moeten we mee met de tijdsgeest.’ Waarbij we misschien ook de soms verlammende angst om iets vast te leggen in een vorm opzij moeten schuiven, vult Bastiaan aan. ‘De JP wil vormen en systemen juist loslaten. Maar we moeten voorkomen dat we daardoor onbewust dingen niet ontwikkelen.’

Creativiteit vasthouden

Anouk komt nog even terug op ‘ruimte voelen’ om zelf na te denken over vernieuwing. ‘Die voel ik zeker en ideeën zijn er genoeg. Maar ik benut die ruimte niet altijd. Dat zit voor een deel in een gebrek aan tijd. Of beter: ik gun mezelf te weinig tijd daarvoor. Zodra ik het wel doe, word ik enthousiast. Maar dat enthousiasme ebt weg als de dagelijkse gang van zaken op de locatie me weer opslokt.’ ‘We moeten die tijd dus creëren’, besluit Tanja. ‘Om de creativiteit die er is vast te houden en te benutten. Anders kunnen we niet tot vernieuwingen komen.’

Even terug in de geschiedenis
‘Bij de JP staan de cliënt en de medewerker centraal’, vertelt bestuurder Tanja Scholten. ‘Alles wat we doen, doen we voor hen. Dat was al zo toen ik achttien jaar geleden bij de JP begon. En dat is niet veranderd.’ De organisatiestructuur veranderde wel door de jaren heen. Eerst waren er acht clusters met acht clustermanagers. Toen de organisatie flink groeide, kwamen er twee clusters bij. ‘Opvallend waren de scheidslijnen tussen de clusters. Er was weinig tot geen samenwerking over de grenzen heen.’ De informatievoorziening was ‘getrapt’. De clustermanagers en de bestuurder kwamen één keer per maand bij elkaar. Hierna informeerden de clustermanagers de locatiecoördinatoren. En die informeerden op hun beurt de medewerkers. ‘Een heldere lijn’, aldus Tanja. ‘Maar ik moet ook denken aan een spelletje dat we vroeger speelden. Dat je iets fluisterend aan elkaar doorgeeft en dan kijkt wat er aan het eind van de originele boodschap over is.’ Met andere woorden: de informatie raakte gekleurd en verdund. Inmiddels zijn er geen clustermanagers meer, wel regiocoördinatoren. Samenwerking over de grenzen van de regio heen, wordt steeds vanzelfsprekender. En via JP Start en Op de hoogte kan iedere medewerker informatie direct lezen. De JP onderzoekt nu of de locatiecoördinatoren en begeleiders hiermee voldoende ondersteund zijn.